Politique relative à la vie privée

Dernière mise à jour : 20 octobre 2020

Cette politique décrit la manière dont Optania Solutions Inc. (« Optania », « nous ») collecte, traite, utilise et partage des renseignements personnels et des données à caractère personnel à propos des utilisateurs du robot d’accompagnement Ali par le biais de l’application mobile Ali (l’ « Application »). Cette politique n’est pas applicable aux autres activités d’Optania.

Dans cette politique, le terme données personnelles désigne les informations qui concernent un individu qui est identifiable.

Les coordonnées du responsable du traitement des données personnelles en vertu de cette politique sont les suivantes :

• Optania Solutions Inc.
• 284 rue de l’Hôtel-de-Ville
• Saguenay (Québec) G7H 4W7
• vieprivee@optania.com

Fondement du traitement des données

Notre traitement des données personnelles est principalement fondé sur les principes suivants :

• Nous traitons vos données personnelles dans la mesure nécessaire pour vous fournir des services tel que convenu avec vous ou avec votre établissement d’enseignement;
• Nous pouvons traiter certaines données personnelles parce que vous avez consenti spécifiquement au traitement. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.
• Nous traitons certaines données personnelles sur une base anonyme afin de perfectionner le fonctionnement du robot conversationnel Ali, notamment à des fins d’apprentissage machine.

Les données que nous recueillons

Informations qui proviennent d’un tiers

Nous recueillons certaines données personnelles auprès de votre établissement d’enseignement. Ces données peuvent inclure :

• Prénom
• Adresse courriel attribuée par le Cégep
• Genre
• L’organisme (composante) que vous fréquentez (Nom et code à 6 chiffres)
• Liste des programmes d’études (Code et nom des programmes)
• Index de la session en cours de l’étudiant
• Clé unique d’identification issue du système de gestion des étudiants

Informations qui proviennent de vous

Nous recueillons les informations que vous nous communiquez volontairement par le biais de l’Application. Ces informations peuvent inclure :

• Toute information que vous entrez dans l’Application lors d’une conversation avec le robot conversationnel.

ATTENTION : Vous n’avez jamais besoin de vous identifier directement auprès du robot conversationnel, il sait qui vous êtes car votre identité est authentifiée auprès de votre établissement d’enseignement.

Données recueillies automatiquement

Nous recueillons certaines données automatiquement, lorsque vous interagissez avec l’Application à des fins de personnalisation et de perfectionnement de l’Application et de détection de l’utilisation abusive. Ces données peuvent être enregistrées lors de chaque interaction avec l’Application et peuvent inclure :

• Le système d’exploitation de votre appareil;
• La langue de votre appareil;
• L’adresse IP à partir de laquelle votre appareil accède à l’Application;
• Le pays, l’état, la ville et le code postal où se trouve votre appareil;

Comment sont utilisées vos données ?

Nous utilisons vos données personnelles pour les fins qui sont décrites ci-dessous. Certaines utilisations concernent des données qui font l’objet de votre consentement spécifique, alors que d’autres utilisations sont nécessaires pour vous offrir des services ou sont fondées sur nos intérêts légitimes.

Authentification

Nous utilisons les données personnelles fournies par votre établissement d’enseignement pour vous identifier, nous assurer que vous êtes autorisé à utiliser l’Application et pour vous présenter les ressources adaptées à votre situation par le biais de l’Application.

Communication avec vous

Nous pourrions utiliser les données personnelles que vous nous avez transmises (par exemple votre nom et votre adresse courriel) pour communiquer avec vous à propos de vos données et de nos services, mais uniquement si vous nous avez fourni ces données et si vous acceptez de recevoir des communications de notre part. Nous respectons la règlementation en vigueur en matière de courrier électronique indésirable. Si vous ne désirez plus recevoir de communications électroniques de notre part, vous pouvez nous en aviser en tout temps en nous écrivant à l’adresse suivante : vieprivee@optania.com.

Conversations

Nous utilisons le contenu que vous nous transmettez lors de conversations avec le robot Ali afin de permettre au robot de poursuivre la conversation avec vous. Ces données sont traitées pas un engin de compréhension du langage naturel afin de vous proposer des réponses adaptées à votre situation.

Nous utilisons les données fournies par votre établissement d’enseignement pour vous identifier auprès du personnel de l’établissement ou d’intervenants lorsque vous consentez spécifiquement à ce que nous communiquions avec ces personnes en votre nom ou pour vous aider.

Apprentissage machine

Nous utilisons vos données personnelles pour entraîner nos modèles et moteurs conversationnels afin de mieux répondre aux besoins de la population étudiante. Les données utilisées pour l’apprentissage machine sont anonymisées et ne permettent pas de vous identifier.

Mis à part les réponses fournies par le robot conversationnel, aucune décision ayant une incidence sur vos droits ou votre statut d’étudiant n’est prise à votre endroit par le biais de nos modèles sur la base de vos renseignements personnels.

Recherche

Vos données personnelles pourraient être utilisées pour des fins de recherche fondamentale et appliquée. Seules des données pseudonymisées sont partagées à des fins de recherche et ainsi les chercheurs impliqués n’ont pas accès à votre identité.

Aucune utilisation commerciale

Nous n’utilisons pas vos données personnelles à des fins commerciales et ne permettons pas à qui que ce soit de le faire. Nous pourrions utiliser des résultats de recherche ou d’analyse ne comprenant pas de données personnelles afin de développer d’autres produits ou services destinés à une exploitation commerciale.

Comment sont conservées vos données ?

Nous conservons les données personnelles recueillies jusqu’à ce que vous nous demandiez de les détruire, que nos activités ne requièrent plus de les conserver ou si leur destruction est requise par votre établissement d’enseignement. Nous ne prenons cependant pas l’engagement de conserver les données personnelles recueillies pour une période déterminée. Vos conversations avec le robot conversationnel pourraient être conservées sur une base anonyme.

Les données personnelles recueillies sont stockées sur support électronique, sur des serveurs situés au Canada. Ces serveurs sont opérés notre fournisseur de service, Amazon Web Services, qui s’engage par écrit envers nous à traiter vos données personnelles de manière confidentielle.

Les données personnelles recueillies à propos de personnes se trouvant ailleurs qu’au Canada font l’objet d’un transfert vers le Canada. Le Canada est reconnu comme une juridiction adéquate pour effectuer un transfert de données à caractère personnel depuis l’Union européenne.

Comment sont protégées vos données personnelles

Pseudonymisation

Nous utilisons la pseudonymisation pour protéger vos données personnelles. Cela veut dire que vos données nominatives spécifiques telles que votre prénom, votre adresse courriel attribuée par le Cégep et votre Clé unique d’identification issue du système de gestion des étudiants sont encryptées parmi vos autres données personnelles stockées, qui sont seulement associées à un identifiant fictif unique.

Sécurité

Vos données personnelles sont hébergées par notre fournisseur de service, Amazon Web Services, qui s’engage envers nous à utiliser des mesures de sécurité conformes aux standards de l’industrie afin de préserver l’intégrité et la confidentialité des données.

Personnel

Nos employés et fournisseurs sont informés du caractère sensible et confidentiel des données personnelles qui sont recueillies, particulièrement les données sensibles, et sont sensibilisées aux mesures de sécurité appropriées pour éviter un accès non autorisé à des données personnelles.

Notification

Dans l’éventualité où un accès non autorisé à des données personnelles est découvert ou raisonnablement suspecté, nous prendrons toutes les mesures requises par la loi afin d’aviser les personnes et les autorités concernées.

À qui sont communiquées vos données ?

Nous ne partageons vos données personnelles que de la manière décrite à la présente politique, lorsque nous avons votre consentement explicite ou lorsque la loi l’autorise ou l’exige expressément. Vos données personnelles pourraient être communiquées aux catégories de personnes décrites ci-dessous pour les fins qui sont mentionnées.

Employés

Vos données personnelles sont uniquement accessibles à nos dirigeants et employés qui doivent y accéder pour en faire l’utilisation prévue par la présente politique. La très grande majorité de nos employés ne sont pas autorisés à accéder aux données personnelles permettant d’identifier les individus.

Fournisseurs de services

Nous communiquons certaines données personnelles avec nos fournisseurs d’hébergement et d’infrastructures technologiques aux seules fins de nous fournir des services d’hébergement pour notre solution logicielle. Aucune utilisation secondaire des données personnelles par nos fournisseurs n’est permise.

Partage avec l’établissement d’enseignement

Nous partageons certaines données personnelles avec des intervenants ou avec votre établissement d’enseignement lorsque vous consentez spécifiquement à une telle communication par le biais de l’Application.

Sauf lorsque la loi autorise ou exige expressément la communication de données personnelles sans votre consentement, nous ne partageons pas autrement vos données personnelles avec votre établissement d’enseignement.

Chercheurs

Nous partageons des données pseudonymisées avec des chercheurs à des fins de recherche fondamentale et appliquée. Ces données ne contiennent pas d’information permettant d’identifier les individus et demeurent sujettes aux droits de retrait du consentement, d’effacement et d’objection des individus concernés.

Obligations légales

Nous pourrions communiquer des données personnelles si la loi l’autorise expressément ou l’exige, ou si nous sommes contraints de le faire par une autorité compétente. Nous ne divulguerons pas de données personnelles sensibles sauf si la loi le requiert expressément ou si la loi le permet dans l’éventualité où la vie ou la sécurité d’une personne est en danger.

Transfert d’entreprise

Dans l’éventualité où la vente, ou la restructuration de tout ou partie de notre entreprise est envisagée, nous pourrons transmettre les données personnelles recueillies aux personnes ou organisations impliquées avant et après la transaction, que celle-ci se réalise ou non. Dans un tel cas, ces personnes ou organisations s’engagent envers nous à préserver la confidentialité des données personnelles et à les utiliser exclusivement afin d’évaluer la faisabilité ou l’opportunité de la transaction ainsi que conformément à la présente politique.

Quels sont vos droits à propos de vos données personnelles ?

Accéder à vos données ?

Pour avoir accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ou faire modifier certaines données personnelles que nous détenons à votre sujet qui sont erronées, vous pouvez nous en faire la demande par écrit à l’adresse suivante : vieprivee@optania.com ou à l’adresse du responsable du traitement indiqué au début de cette politique.

Nous donnerons suite à votre demande rapidement (au maximum dans les 30 jours de sa réception), en vous permettant d’accéder aux données personnelles vous concernant qui figurent à nos dossiers. Lorsque la loi l’exige, nous vous fournirons vos données dans un format lisible par machine couramment utilisé.

Suppression

Vous pouvez demander la suppression des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Pour faire une telle demande, veuillez nous écrire à vieprivee@optania.com. Nous donnerons suite à votre demande aussitôt que possible (au maximum 30 jours après sa réception). Vous ne pouvez pas utiliser l’Application sans que nous collections des données personnelles à propos de vous. Les données déjà soumises continueront d’être utilisées à des fins d’apprentissage machine mais sans être associées à votre identité.

Plainte

Notre traitement des données personnelles est régi par les lois et la réglementation applicables dans la province de Québec et les autorités québécoises sont compétentes pour recevoir toute plainte ou réclamation relative à notre traitement de vos données personnelles.

Vérifications

Nous pourrions vérifier l’identité des personnes désirant accéder aux données personnelles les concernant. Toute information recueillie pour effectuer cette vérification ne servira à aucune autre fin.

Modification à la politique

Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre afin de refléter les changements de nos pratiques de gestion des données personnelles. Dans le cas où une modification est apportée, la nouvelle politique sera disponible par le biais d’un lien URL (www.optania.com/ali/privacy).

Nous vous aviserons de tout changement important à notre politique en matière de vie privée par le biais de l’Application ou par courriel dans un délai raisonnable de l’entrée en vigueur de la nouvelle politique. Si nous effectuons le traitement de vos données personnelles sur la base de votre consentement explicite, nous ne traiterons pas vos données pour de nouvelles fins sans votre consentement explicite.

Information additionnelle

Pour toute information additionnelle concernant le traitement des données personnelles vous concernant, vous pouvez communiquer avec nous l’adresse indiquée au début de la présente politique.